关于全面提高医学查新质量——武汉大学图书馆医学查新工作实践

介绍武汉大学图书馆医学查新工作的发展，论述查新工作目前存在的主要问题以及全面提高查新质量的举措。

　　论文关键词：医学查新 质量控制

　为避免医学研究工作的低水平重复，提高科研立项和成果鉴定与奖励的严肃性、公正性、准确性和权威性，早在1987年，我国卫生系统就启动科技查新工作，走在全国科技系统开展查新工作的最前列。武汉大学图书馆医学分馆的医学查新工作归属于总馆教育部查新工作站，在查新工作站的统一领导与管理下，近年来医学查新工作取得良好的成绩，积累丰富的经验，培养出一支合格的查新队伍。但工作过程中，也暴露出一些问题与不足，及时总结经验，优化查新流程，提高查新质量，成为当前的首要任务。
　　武汉大学图书馆医学分馆开展医学查新工作，有较长的历史。早在1989年，原湖北医科大学图书馆就被湖北省卫生厅授权为医学查新站，是当时湖北省仅有的3家医学查新机构之一。2000年合并人武汉大学之后，医学查新工作一度因故停顿，直至2003年，教育部科技查新工作站在武汉大学图书馆正式成立，纳入该站工作范畴的医学查新，重新走入正轨。

　　1武汉大学图书馆医学查新工作的发展

　　1．1检索工具不断更新
　　近20年来，医学查新工作最大的变化，是检索工具不断升级，经历手工检索、单机光盘检索到网络数据库检索的发展历程。20世纪90年代初，原湖北医科大学图书馆的医学查新倚赖MEDLINE单机光盘，以及厚厚的中外文纸质检索工具，如《中目医》、《IM》、《EM》、《BA》等。合校后，武汉大学图书馆丰富的电子资源，如CBM Web、EM．BASE、BIOSISPreviews、ElsevierSDOS等权威检索工具及全文数据库，使医学查新工作步人到一个全新的阶段。本馆馆藏资源仍在稳定的发展之中，可以满足查新工作中医学文献检索与利用的要求。

　　1．2制定修改规章制度
　　自武汉大学图书馆科技查新工作站建立以来，制定和修改了规章制度和操作规范，使之能够符合国家科技部、教育部科技查新管理部门以及本馆的有关规定，且便于工作人员具体操作，如制定“工作站管理办法”、“科技查新规范实施细则”、“科技查新服务办法(用户须知)”、“科技查新岗位考核办法”等，规定查新委托书、查新报告、用户反馈意见等文件表格的标准格式。在工作站的严格管理下，医学查新工作有章可循，开展得有条不紊。

　　1．3建立查新工作网页
　　2005年依托武汉大学图书馆网站，推出查新工作站的网页，设有查新站简介、查新须知、政策法规、联系查新、收费标准、意见反馈等栏目。一方面，可以对外宣传查新站，介绍查新基本知识，方便用户联系查新业务；另一方面，从查新员人口登录后，即进入本馆查新电子存档系统，查新员可以浏览、检索、上传所完成查新项目的完整电子文档电子文档的长期保存由此变得方便、规范、可靠。
　　近几年，本馆医学查新工作一直处于快速增长状态，接受的委托项目数量节节攀升、年年翻倍医学查新工作人员树立“奉献为先、服务为本、细节为重”的工作理念，加班加点完成查新项目，并且狠抓查新质量，工作作风和工作水平得到了用户和有关领导的一致认可。

　　2目前医学查新工作存在的主要问题

　　2．1阶段性特点易使查新工作陷入困境
　　由于课题申报、报奖等的时问限制，查新申请在时问上呈现集中性、阶段性特点。此外，由于用户对查新过程不够了解，往往没有意识到应为完成查新预留足够时问，甚至今天提出申请，明天就要求出具查新报告，因此查新工作往往时间紧、任务重，需要全体查新人员突击完成。例如，近两年我馆医学查新工作取得突破性进展，但所面临的困难和挑战也是十分巨大的。2006年8月至9月。申报“湖北省科技攻关项目”、“湖北省重大科技项目”“863计划项目”的查新委托任务蜂拥而至，且完成查新项目的时间要求又很紧迫，在人手非常紧缺的情况下，为在委托人递交科研项目申报材料的最后期限内完成查新项目，所有查新人员均毫无怨言连续日夜加班半个月之久，按期完成全部查新任务.2007年上半年，国家教育部2007年度申请博士点基金课题、新教师基金课题的查新任务，在全体人员努力下也圆满完成任务。
　　查新申请的集中性、阶段性特点是无法改变的突击查新几乎要成为查新工作的一种常态，而时间限制与查新所要求的缜密、严谨必然产生冲突，在这种状况下，必须妥善安排。保证查新质量。
2．2课题专深。凸显查新人员专业知识局限
　　医学领域内容丰富，发展飞速，研究日渐专深，透彻地理解某些查新课题，尤其是基础医学前沿课题，具有较高的难度。而科技查新是一类鉴证性质的情报咨询服务，查新报告结论应追求专业领域的认同，认同感比形式上合乎规范更为重要，努力提高查新报告的专业针对性与分析深度，成为查新工作的一个目标。因此，要高效率、高质量地完成医学查新工作又对查新人员的学科背景、专业知识面提出更高的要求。
　　聘请查新咨询专家，必要时就某个专业问题征询解答，是弥补查新人员知识局限的途径之一。根据《科技查新规范》“查新机构应当建立查新咨询专家库，充分发挥查新咨询专家的作用，以提高查新质量。”这些查新咨询专家“……对查新项目所属专业有较丰富的理论知识和实践经验，熟悉国内外该领域科学技术发展的状况，在这一领域具有一定的权威性；熟悉查新判断、分析的原则与要点；但是，依赖咨询专家全过程地参与一项查新，是不具有可操作性的，优秀的查新机构必然要训练自己的查新人员，寻找突破专业知识局限的各种途径。

　　2．3重形式审查而轻实质性审核的倾向
　　查新报告是技术性很强的公正性文件，单凭查新员自己很难考虑得十分周全，所以查新审核从实践上和制度上都是非常必要的。审核员是查新报告的第一个读者，也是查新机构对外出具报告的最后一个经手人。查新员与审核员的密切配合，能较好地体现出查新机构的整体素质、实力、水平。
　　在查新工作中，虽然要求审核员对查新的各个环节，包括项目主题的理解、检索工具的选用、检索策略的校核、检索结果的判读、相关文献的比较分析、查新报告的专业问题判定及叙述形式，都应当作出评价审查，但由于对专业概念的不够了解及集中查新时问紧迫等因素，查新审核环节可能只注重审核查新报告的文字、术语、语言逻辑、计量单位等形式上的规范，对于报告的学术性、技术性环节，反而有所忽视。这种重“形式审查”而忽视“实质性审核”的倾向应引起重视并加以杜绝。

　　3优化查新流程、提高查新质量的举措

　　3．1主要查新员和后备查新员制度
　　针对查新阶段性特点，2007年武汉大学图书馆科技查新工作站在充分考虑各位工作人员的学科背景、外语水平、查新工作经验、培训经历的基础上，对全馆参与查新工作人员进行登记造册，正式确立主要查新员与后备查新员制度，并制订相应的激励机制。医学分馆的日常查新工作由信息咨询部主要查新员完成，必要时可随时调用信息咨询部后备查新员，在任务量大、时间紧的情况下，还可以从其他部门调用符合查新员资质的人员协助查新工作。三级梯队的人员安排，为保质保量按期完成查新工作提供保障。

　　3．2开展形式多样的培训。提高查新员素质
　　一名合格的查新人员必须具备良好的职业道德，良好的计算机与外语水平，对所负责的专业领域有一定了解，熟练掌握各种中外文数据库的使用方法，并熟悉查新判断、分析的原则与要点，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合。我馆对查新工作人员的上岗培训，一般是鼓励自学与大胆实践，老同志带新同志，使其逐步掌握查新有关技能，经过一段时间工作实践后，再参加全国性的查新员或审核员培训班，接受系统培训，取得资格证书。对于查新人员拓展专业知识，首先，鼓励查新员广泛涉猎相关领域，通过自学，增进对相关领域的了解；其次，充分利用馆藏多媒体资源，在闭馆学习时间段，组织查新员观看专业多媒体资料；再次，武汉大学医学院以及附属医院各种学术交流活动十分频繁，密切关注各种学术讲座，抽出时间，积极参与，及时了解各个专业领域的最新进展。
　　通过各种途径的学习与培训，工作人员逐步成为医学查新的中坚力量，并在实战中更新知识、累积经验，茁壮成长起来。

　　3．3采取多种措施。严把审核关
　　为防止查新审核流于形式，采取多种措施，制定制度规范，严把审核关。首先，在思想意识上，强调查新审核员对查新报告把关的法律责任，使审核员对自己肩负的责任更加明确；其次，派查新审核员参加全国性的培训班，系统学习查新审核人员的职责、查新报告的审核要点、查新报告的质量评定标准等业务知识；再次，在工作实践中，提倡有医学专业背景的审核员早期介入查新课题，与查新员密切配合，严把专业关，使查新结论客观准确，查新报告严谨、缜密。另外，还建立二级质量监控制度，完成审核后，再由资深查新人员对查新报告进行复核，从而确保查新报告的质量。

　　4结语

　　回顾武汉大学图书馆近年来的医学查新工作，建立起完善的查新规章制度，拥有丰富的文献支撑系统，培养出一支高素质的查新人员队伍，在今后的工作中，仍将不断开拓进取，提高医学查新质量，使查新工作充满活力。